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초보경리의 장부관리 및 증빙관리

장부는 전표, 현금출납장, 급여대장, 어음기입장 정도만 작성하면 되며, 추가적으로 매출장이나 매입장을 작성하면 된다. 전표발행 1. 전표의 사용 전표는 회계 및 세법에서 요구하는 복식부기의 원리에 가장 기초적이면서도 적합한 장부이다. 따라서 전표를 기초장부로 하여 작성을 하는 것이 좋다. 그리고 전표를 기록함에 있어서는 입금, 출금, 대체 전표의 3장을 적는 3전표제를 사용하든, 분개전표(또는 대체전표) 하나만을 사용하는 1전표제를 사용하든 관계는 없으며, 실무자가 편한 전표를 사용을 하면 된다. 또한 전표는 특별한 형식이 있는 것은 아니다. 다만, 시중에서 판매하는 양식을 많이 사용하므로 인하여 이것이 절대적인 것처럼 느껴지는 것 뿐이다. 따라서 거래의 기장이 많지 않은 경우에는 문구점에서 판매하는 이용하는 것도 괜찮으나 대량으로 사용을 하는 경우에는 회사 자체적으로 제작하여 이를 지출결의서와 겸해서 사용을 하는 것도 좋은 방법이다. ㉠ 입금전표 : 현금의 입금 내용만 작성 (예 : 보통예금 현금인출, 상품 현금매출) ㉡ 출금전표 : 현금의 출금 내용만 작성 (예 : 소모품비 현금지불, 외상대 현금지불) ㉢ 대체전표 : 현금이외의 모든 거래 내용을 작성 (예 : 상품 외상매입, 외상대 보통예금입금) 분개전표는 위 3가지를 모두를 분개전표 하나에 작성한다. 그리고 전표의 작성시에는 계정과목이 중요하므로 우선 사용할 계정과목을 분류를 한다. 기업회계기준에 의한 계정과목을 분류시 그 성질이나 금액이 중요하지 아니한 것은 유사한 계정과목에 통합하여 기재하여도 된다. ㉠ 자산 ㆍ유동자산 : 현금, 보통예금, 유가증권, 외상매출금, 받을어음, 미수금, 선급금, 상품, 저장품 등 ㆍ고정자산 : 임차보증금, 전화가입권, 차량운반구, 비품, 시설장치, 영업권, 창업비 등 ㉡ 부채 ㆍ유동부채 : 외상매입금, 미지급금, 지급어음, 예수금, 부가세예수금, 단기차입금 등 ㆍ고정부채 : 장기차입금, 퇴직급여충당금 등 ㉢ 자본 : 자본금, 이익준비금, 이월이익잉여금 ㉣ 수익 : 매축액, 이자수익, 잡이익 ㉤ 비용 : 매출원가, 급여, 상여금, 퇴직급여, 복리후생비, 여비교통비, 접대비, 통신비, 수도광열비, 세금과공과, 지급임차료, 수선비, 보혐료, 차량유지비, 도서인쇄비, 사무용품비, 소모품비, 지급수수료, 광고선전비, 잡비, 이자비용, 잡손실 등 2. 현금출납부의 작성 전표에 의하여 현금 입ㆍ출금 사항을 기재(부(-)수가 발생하여서는 아니됨)한다. 여기서 유의할 사항은 회사의 현금시재만을 기록을 하지 예금거래내역을 기록해서는 안된다는 점이다. 3. 급여대장의 작성 매월 급여 지급일 이전에 작성하여 갑근세등을 공제후 급여일에 지급 ㉠ 비과세 급여 : 현금 지급 식대 10만원 이내, 자가운전보조금 20만원 이내 ㉡ 갑근세, 주민세의 공제 : 간이세액에 의하여 원천 공제하여 익월 10일까지 원천징수 이행상황신고서를 작성, 신고 및 세액 납부 ㉢ 고용보험, 산재보험가입 및 보혐료의 공제 : 전 사업장은 고용보험에 의무적으로 가입하여 0.5% 원천 징수하여 사업주부담금(실업급여 0.5%,고용안정 0.3% 직업능력개발 0.1%) 0.9%를 합친 1.4%를 노동부에 신고. 분기별 납부, 산재보험의 경우 업종별로 0.3%~30.4%의 기본보험료와 0.09%의 임금채권부담금을 합한 금액 신고납부 ㉣ 건보험가입 및 보험료의 공제 : 1인이상 사업장 당연 적용 ㉤ 국민연금가입 및 보혐료의 공제 : 1인이상 사업장 당연 적용 4. 어음기입장의 작성 증빙관리 1. 영수증이 없는 비용의 처리 교통비/출장비등 객관적으 로 영수증을 구비하기 힘든 항목은 지출결의서를 작성하여 내부 결재를 득한 후 지출결의서를 영수증으로 사용한다. 최근 지출증빙과 관련하여 세제상 제약이 많으므로 우선적으로는 법적증빙을 갖추어야 하며, 왠만하면 신용카드를 사용하는 것도 좋은 방법인다. 한가지 주의할 것은 최근에 여비교통비에 대한 증빙을 강화해 지출증빙을 받을 수 있음에도 증빙을 갖추지 않은 경우에는 비용으로 인정을 해주지 않고 있다. 2. 세금계산서등 법적증빙 관리 세금계산서의 발행, 회수는 일반적으로 영업부에서 많이 하므로 영업부직원은 세금게산서를 수불하는 경우 즉각 경리부 직원에게 주어야 나중에 세무상 불이익을 당하는 일이 없으므로 이점을 항상 영업부 직원에게 인식시켜야 한다. 또한 개인회사의 경우 사장이 귀찮아서 지출을 하고도 세금계산서를 잘 챙기지 않는 경우가 있는 데 이는 결국 자기 손해이므로 주의를 하여야 한다. 참고로 말하면 세금계산서를 받으면, 부가가치세 매입세액공제가 커지고 나중에 소득에 대한 세금을 낼 때에도 비용으로 인정을 받을 수 있다. 그러나 그렇지 않은 경우에는 오히려 가산세를 부담하여야 한다. 내부관리 1. 입금표의 관리 입금표는 외상 또는 위탁거래시 상대방으로부터 대금을 받을 때 상대방에게 돈을 받았음을 확인시켜주는 증표이다. 따라서 이의 관리는 중요하며, 따라서 입금표는 일련번호를 기재하여 출납담당자가 정히 보관하여야 한다. 출납담당은 영업부에서 입금표를 갖고 가면 반드시 회수 여부를 묻도록 하여야 한다. 2. 영수증도 돈이다. 영수증이 있어야 세금이 절세된다. 증빙이 없이는 절대로 자금이 지출되어서는 안된다. 영수증이나 법적증빙을 가지고 오지 않으면 경리부 직원은 상대방에게 절대 대금을 주어서는 안된다. 이를 위하여 다음과 같이 관리를 하는 것이 좋다. ① 소액의 교통비등은 담당자가 사전지 출후 영수증을 구비하여 청구하도록 한다. ② 비품구입 등 비교적 큰 금액은 지출결의를 득하여 지출하거나 구매담당자가 구매를 하여 배분을 한다. ③ 3만원 초과 지출(2008년 3만원, 2009년에는 1만원)은 반드시 신용카드나 세금계산서, 계산서, 현금영수증 받아오도록 한다. 3만원(2008년 3만원, 2009년에는 1만원) 초과 지출액중 신용카드나 세금계산서로 증명되지 아니하는 금액은 지출금액의 2%의 가산세를 물기 때문이다. ④ 3만원 초과 접대비 지출(2008년 3만원, 2009년에는 1만원)은 반드시 신용카드나 세금계산서를 받아야 한다. 여기서 신용카드는 법인의 경우 법인카드와 법인개별카드를 사용하도록 한다. 따라서 개인신용카드는 비용으로 인정을 받을 수 없으나 가산세는 부담하지 않는다. ⑤ 접대비의 지출은 반드시 신용카드로 접대비는 반드시 법인카드를 사용해야 한다. 만일 법인카드를 사용하지 않는 경우 전액 비용으로 인정을 받을 수 없다. 다만 일반비용의 경우 법인카드를 사용하지 않고 개인카드를 사용하더라도 업무관련성이 입증되는 경우 비용으로 인정을 받을 수 있다. 3. 인건비의 처리 - 정규급여 : 근로소득에 해당하므로 갑종근로소득세 원천징수함 - 영업수당 : 실적에 따라 일정한 비율로 지급하는 수당은 사업소득에 해당한다. 따라서 회사는 사업소득원천징수 규정에 따라 3.3%(주민세포함)를 원천징수하여 사업소득원천징수 신고를 하여야 하며, 직원 본인은 5월에 종합소득신고를 해야함 다만, 회사에서 지급하는 성과급은 근로소득으로 처리된다. 4. 접대비 관리 접대비로 회계처리되는 것은 업무와 관련하여 특정관계에 있는 사람에게 금품 등을 제공하는 것으로 거래처식사, 거래처 선물 등이 이에 해당한다. 그리고 거래처지급용 선물등을 구입시 신용카드로 구입하던지 세금계산서를 받아야 한다. 또한 접대비의 지출에 있어서 신용카드를 일정비율 사용을 하여아 하며, 매출액 대비 접대비의 사용금액이 비용으로 인정이 되므로 자사의 수입금액에 맞는 접대비 지출을 하여야 한다. 5. 기부금의 인정 국가기부금은 전액인정을 받으므로 별도의 증빙은 필요가 없으나 사회단체기부시는 세법상 기부금 손금인정대상 단체인가를 확인하여야 하고, 법인명의로 종교헌금시 유지재단명의의 영수증을 받아와야 한다. 6. 업무무관경비 회사가 지출한 경비중 업무와 무관한 경비는 비용으로 인정을 받을 수 없가. 예를 들어 가사비용 등은 비용으로 인정하지 않을 뿐만 아니라 대표자의 소득으로 간주하여 소득세가 부과된다. 따라서 그런 영수증은 회사의 회계처리에 넣지 않는 것이 유리하다. 7. 증빙불비경비 지출된 경비중 증빙(영수증 등)을 제대로 갖추 지 못한 경비는 역시 세법상 비용으로 인정하지 않을 뿐만 아니라 대표자의 소득으로 간주하여 소득세가 부과 된다. 따라서 지출에 있어 별도로 증빙의 수취가 제외되는 거래를 제외하고는 반드시 증빙을 수취 보관하여야 한다.