초보경리실무]매일매일기록해야하는장부

매일매일 기록해야 하는 장부

매일 기록해야 할 장부 매일 기입해야 하는 장부에는 일반적으로 전표, '현금출납부'와 '예금기입장', 어음거래가 있을 경우에는 어음기입장인데, 전표는 일반적으로 기업회계 등 각종 법률에서 장부를 복식부기에 의하여 작성을 하도록 하고 있으므로 이에 적합한 가장 원초적인 장부이기 때문이다. 그리고 현금출납장, 어음기입장, 예금기입장 등은 기업에 있어서 가장 중요한 현금거래와 관련된 장부로서 이를 통하여 기업의 기초적인 현금입출금 내역과 기타 재무정보를 파악하기 위해서이다. 그러나 기업에 따라 각각 경영환경이 다르므로 다른 중요한 사항이 있을 경우에는 기타 보조부(매출장, 매입장 등)를 만들어 작성 관리하면 된다. 그리고 동 양식에는 특별한 제한이 없다. 참고로 세무사 사무실 등에 기장을 의뢰할 경우 원초적인 장부로 현금출납장, 어음기입장, 급여대장 등을 요구하는 것이 일반적이다. 매일 챙겨야할 장부 등 증빙 기업을 운영하다 보면 각종 물품의 구입 및 각종 지출이 발생을 하게 되는데 이 경우 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증을 우선적으로 챙기고 동 증빙을 수취하지 못할 경우에는 영수증이나 송금명세서 등을 반드시 챙겨 세무상 불이익을 당하지 않도록 주의를 하여야 한다. 증빙은 5만원(2008년 3만원, 2009년에는 1만원) 초과지출시 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증(증빙용) 중 하나를 반드시 증빙으로 첨부를 해야 비용으로 인정을 하며, 동 증빙을 첨부하지 않은 경우 지출사실이 입증되면 비용으로는 인정을 해주나 증빙불비가산세를 부담해야 한다. 현금출납장의 기록 현금거래와 관련해서 많이 작성하는 장부는 현금출납장, 금전출납장, 소액현금출납장 등 보조장부이다. 그러나 현금출납장, 금전출납장, 소액현금출납장은 명칭상에 약간의 차이가 있을 뿐 실질적인 사용 및 사용방법은 동일하다고 보면 된다. 현금출납장은 현금의 입・출금내역을 기재하는 장부이므로 반드시 현금으로 입・출금된 내역(금고 속에 있는 돈이 나간 경우에만)만을 기재한다. 즉, 통장을 통한 현금인출이나 입금이 아닌 계좌이체 등 통장자체를 통한 거래는 현금출납장에 기록을 하지 않는다. 또한 현금출납장은 현금의 입・출금내역을 기록하는 것뿐만 아니라 현금잔고에 대한 내부통제 목적이 있으므로 항상 잔액을 유지해야 한다. 그러므로 보유중인 현금을 보통예금 통장에 입금시는 현금이 출금(나간)이 된 것이므로 출금전표를 발행해서 현금출납부에 기재를 해야 하며, 반대로 보통예금 통장에서 예금의 인출시에는 현금이 입금(들어온)이 된 것이므로 이 경우도 입금전표를 발행해서 현금출납부에 기재해야 하는 것이다. 현금출납장은 현금의 입출금내역을 기록하는 장부로 매일매일 기록을 하여야 나중에 현금이 남거나 모자라는 사태가 벌어지지 않는다. 그리고 기업의 매입매출과 관련된 거금의 입출금 내역은 별도의 매출장이나 매입장 등을 별도로 작성하는 것도 좋은 방법이 될 수 있다. 판매내역과 입금내역 기록하는 방법 상점이나 음식점, 서비스업등 현금매상이 중심이 되는 업종의 경우에는 매출전표(또는 매출장)를 사용하여 매상에 대한 기록을 명확하게 남길 필요가 있다. 매일 매출의 합계를 '판매(매출)'란에 기입하고 외상거래는 따로 구분하여 기록해 두는데, 특히 외상거래에 대한 대금회수는 '외상'란을 별도로 만들어 기입을 한다. 그리고 상대방에게 발행해 준 법정증빙이 있을 경우에는 이를 기간별로 별도로 챙겨두는 것도 관리의 한 방법이다. 지출을 기록하는 방법 판매와 대응되는 구매에 대한 지출기록은 현금출납장 중 현금지출 란에 기입을 하며, 그 내역은 매입장 등을 별도로 작성을 하여 보관을 하는 것도 좋은 방법이 될 수 있다. 그리고 만일 현금으로 매입을 하였다면 매입장의 매입지출내역과 현금출납장의 현금지출내역은 반드시 일치해야 한다. 구매시 조심해야할 상대방 1. 미등록사업자와의 거래 사업자가 재화 또는 용역을 거래할 때에는 거래상대방이 사업자인지 여부를 확인하는 것이 가장 중요하다. 여기서 거래상대방의 사업자 여부는 사업자등록여부를 보고 판단하는 것이 일반적인 판단요건이 될 수는 있으나 절대적인 것은 아님음 주의하여야 한다. 즉, 미등록사업자의 경우도 있을 수 있으므로 이들과 거래하였으나 추후에 과세관청을 통하여 비사업자로 판명이 되는 경우에는 이에 대하여 거래증빙특례규정을 적용받지 아니하면 거래증빙불비가산세를 부과당할 수 있다. 예를 들면, 강사 등으로부터 강연용역을 제공받을 때 당해 강사가 사업자로서 미등록자라면 거래증빙특례규정(거래금액 5만원 미만이거나 소득세를 원천징수를 한 경우)을 적용받지 아니한 경우에는 거래증빙불비가산세가 적용될 수 있다. 2. 간이과세자와의 거래 거래상대방이 간이과세자인 경우에는 부가가치세법상 세금계산서의 교부의무가 면제되므로 세금계산서를 교부할 수 없기 때문에 거래증빙특례규정에 해당되지 아니하는 경우에는 신용카드로 거래를 하여야 한다. 그리고 또한 세금계산서를 교부받지 못함으로 인하여 부가가치세법상 매입세액공제도 받을 수가 없다. 3. 면세사업자와의 거래 거래상대방(공급자)이 면세사업자인 경우에는 계산서를 교부받을 수 있으므로 거래증빙특례규정에 해당되지 아니한 계산서(신용카드)를 수취하여야 한다. 그리고 수취한 계산서합계표를 제출하지 아니한 경우 미제출금액의 1%의 가산세를 추가부담하게 된다. 금융거래 기업과 관련하여 외상대금의 결제, 신용카드대금 결제, 계좌이체 등 여러 가지 은행과 관련된 거래내역이 나타나게 된다. 그리고 현재는 모든 거래가 대다수 금융기관을 이용하여 이루어지므로 그 내역을 파악하는 것은 그 만큼 중요한 업무중에 하나이다. 따라서 이의 관리를 위해서는 예금기입장이나 별도의 은행별 예금기입장 등을 만들어 그 내역을 명확히 해두는 것도 하나의 방법이 될 수 있으며, 동 장부를 비치하는 경우에는 매일매일 일일 결산시 이를 체크하여 기록해 두는 것이 좋다. 그리고 다른 거래처에 송금을 하는 경우 송금명세서는 반드시 챙겨두어야 한다. 어음거래 어음거래를 주로 하는 업종의 경우에는 어음기입장이 필수적이다. 어음이 있는 경우에는 동 기입장을 통하여 돌아오는 어음과 결제할 어음을 한 눈에 파악함으로써 그 날의 결제여부와 자금계획에 있어서 중요한 일항목이 될 수 있기 때문이다.