현금유입이나 유출시 거래가 분명하지 않거나 금액이 확정되지도 않았는데 현금을 지급해야 하는 경우나 또는 현금이 입금되는 경우가 발생하곤 한다.
이때 사용하는 계정이 가지급금과 가수금이다.
가지급금과 가수금은 원인이 밝혀질 때까지 일시적으로 사용하는 계정이다
가지급금은 거래의 성격이 분명하지 않거나, 때로는 금액이 확정되지 않은 채 현금을 지급해야 하는 경우에 사용하는 계정이다.
즉 돈은 줬는데 마땅한 계정이 없거나 서류상만으로 돈이 나갔다고 명시될 때 사용한다.
보통 처리해야 할 계정이 불분명하므로 가지급금계정으로 처리하고, 출처가 명확해지면 그 계정과 대체처리한다.
가수금은 거래의 성격이 분명하지 않게 현금이나 통장으로 입금되는 경우,
즉 돈을 받았는데 돈의 내용이나 출처가 명확하지 않아 마땅한 계정이 없거나 서류상만으로 돈이 들어왔다고 명시될 때 가수금계정으로 처리한다.
역시 원인이 밝혀지면 바르게 계정처리한다.
가지급금계정과 가수금계정은 원인이 밝혀질 때까지 일시적으로 사용하는 계정이다.
따라서 대차대조표에는 가지급금계정이나 가수금계정은 존재하지 않으며, 만약 결산시까지 잔액이 남아 있다면, 그 내용을 표시하는 적절한 계정으로 대체해야 한다.
실제 분개사례를 들어 보자.
① 종업원 A에게 지방출장을 명령하고, 그 비용으로 현금 100,000원을 지급할 경우
가지급금 | 100,000 | 현금 | 100,000 |
출장비를 지급하는 경우 그 사용내역을 정확히 알 수가 없어 가지급금으로 처리한다
② 종업원 A는 지방출장지에서 회사 당좌예금구좌로 1,000,000원을 송금해오다. 예금내용은 정확히 알 수 없다.
당좌예금 | 1,000,000 | 가수금 | 1,000,000 |
원인을 알 수 없는 현금유입액은 가수금으로 처리한다.
③ 종업원 A가 돌아와 출장비를 사용하고, 출장여비에 대한 증빙서류를 90,000과 현금잔액 10,000을 회사에 반납했다.
여비교통비 | 90,000 | 가지급금 | 100,000 |
지급한 출장비는 추후 사용내역을 밝혀질 때 관련 비용으로 가지급금과 대체처리한다.
④ 종업원 A가 돌아와 회사당좌구좌로 입금된 1,000,000원의 내용을 확인한 결과 500,000원은 회사상품 매출계약금을 받은 것이며, 나머지 500,000원은 거래처의 외상매출금을 회수한 것이다.
가수금 | 1,000,000 | 선수금(계약금) | 500,000 |
가수금의 원인이 밝혀질 때 관련 계정과 상계하여 처리한다.
⑤ 종업원 B의 가불신청으로 500,000원을 현금으로 지급하다.
가지급금 | 500,000 | 현금 | 500,000 |
종업원의 가불금은 가지급금으로 계상한다.
⑥ 결산일에 정산되지 않은 종업원 B의 가불금을 대여금계정과 대체처리하다.
단기대여금 | 500,000 | 현금 | 500,000 |
결산시까지 가불금이 정산되지 않은 경우에는 종업원에 대한 단기대여금으로 처리한다.
추후 가불금이 정산되거나 급여에서 차감하는 경우 관련 계정과 상계처리한다.
가지급금이나 가수금은 가계정이므로 결산시 수정분개를 통해서 대체 시켜주어야 하는데, 실무상에선 가지급금과 가수금은 법인 결산시 인정이자부분이 있어서 잘 쓰지 않는다.
일반적으로 직원들에게 출장비 등을 지급하는 경우 가지급으로 처리할 수도 있지만 그냥 따로 기록했다가 직원이 영수증 받아오면 그때 바로 비용처리한다.
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